Od 2027 roku za niedopilnowanie kwestii związanych z wysłaniem faktury do KSef będą grozić kary finansowe, dlatego należy odpowiednio skoncentrować się na poprawnym wypełnieniu tego dokumentu. W przypadku zauważenia pomyłek już po jego wysłaniu, można jeszcze dokonać korekty. Poniżej zdradzamy, na co trzeba tu zwrócić uwagę i w jaki sposób działa nota korygująca.
Nota korygująca KSeF w 2026 roku – podstawowe informacje na początek
Wiele osób zastanawia się, jak wystawić korektę w KSeF. Na wstępie należy zaznaczyć, że doszło już do zupełnego wycofania z obrotu prawnego not korygujących. Z nowych przepisów ustawy o VAT zlikwidowano art. 106k, który do tej pory stanowił podstawę do wystawiania tego typu dokumentów. Jest to równoznaczne z brakiem możliwości samodzielnej poprawy błędów formalnych przez nabywcę.
Musi tu dojść do skorygowania wszystkich zmian przez osobę wystawiającą fakturę korygującą. Nawet drobne poprawki należy realizować w ten sposób, a taki dokument przesyła się i rejestruje w KSeF.
Błędy w KSeF – jak poprawić dokument?
Wielu przedsiębiorców ma spore wątpliwości co do nowych przepisów, jakie wiążą się z poprawianiem faktur. Tak naprawdę jednak cała procedura jest dość klarowna – po znalezieniu błędu wystarczy nawiązać kontakt z osobą wystawiającą dokument, która zajmie się stworzeniem pisma korygującego i przekazaniem go do KSeF. Odnosi się to zarówno do błędów formalnych, jak i takich, które mają wpływ na kwoty podatku lub wartości sprzedaży.
Trzeba dodać, że wszystkie korekty dostają swój numer identyfikacyjny w KSeF i przypisuje się je do pierwotnej faktury – w ten sposób istnieje możliwość obserwowania na bieżąco historii modyfikacji przy całkowitej transparentności dokumentacji.
Co oznacza brak noty korygującej w KSeF w 2026 roku?
Choć ta zmiana z pozoru wydaje się niewielka, przedsiębiorcy muszą teraz bardziej polegać na dostawcach. Zaobserwowanie przez nabywcę jakichkolwiek błędów w fakturze oznacza konieczność zgłoszenia do wystawcy, który musi zająć się korektą.
Warto jednak wspomnieć o uporządkowaniu procesu korekt przez ten system i zniwelowaniu ryzyka manipulacji dokumentami. Z drugiej strony nowe rozwiązanie jest dla przedsiębiorców sporym wyzwaniem, gdyż w ten sposób sprzedawca staje się odpowiedzialny nawet za najmniejszy błąd.
Duplikat faktury KSeF – czy wciąż trzeba o nim pamiętać?
Nowy system wiąże się z ograniczeniem do minimum potrzeby wystawiania duplikatów faktury, gdyż wszystkie ustrukturyzowane dokumenty przez 10 lat pozostają w centralnej bazie danych. Odbiorca ma opcję powtórnego pobrania faktury w dowolnym momencie bez obowiązku kontaktowania się z dostawcą z prośbą o jej ponowne wystawienie. Tradycyjna kopia jest już więc niemal bez znaczenia, lecz w niektórych przypadkach, można używać jej według przepisów, jakie obecnie obowiązują.
Co ma miejsce po przesłaniu poprawionej faktury?
Jedynymi dokumentami, jakie dopuszcza się w systemie KSeF są faktury ustrukturyzowane i ich korekty. Te dane dostają się bezpośrednio do centralnego rejestru, gdzie znajdują się przez dekadę. Do tego czasu będzie można znaleźć w systemie nawet błędnie wypełnione pismo – także w sytuacji, gdy nabywca zajmie się zgłoszeniem pomyłki. W ten sposób administracja może swobodnie przejrzeć historię wszelkich modyfikacji, aby bezproblemowo dokonać weryfikacji rozliczeń.
Działania, jakie można podjąć w celu uniknięcia problemów
Chcąc, aby wszystkie formalności przebiegały jak należy, warto pomyśleć o przekazaniu załodze firmy odpowiedniej wiedzy na ich temat – samodzielnie lub z pomocą specjalistów. W ten sposób można nabrać pewności, że osoby zajmujące się wystawianiem faktur zdają sobie sprawę z tego, jak duże znaczenie mają prawidłowe dane.
Zalecamy także przygotowanie procesu obsługi zgłoszeń od nabywców w celu wykazywania się szybkimi reakcjami na prośby o korekty. Ponadto, warto dokładnie zapoznać się z własnymi procedurami obiegu dokumentów, skupiając się przede wszystkim na tempie i precyzji.
Jak wystawić korektę w KSeF? – informację, które pomogą we właściwym dopełnieniu wszystkich formalności
Nowy system wystawiania faktur przed przedsiębiorców może powodować u nich pewną dezorientację, czego skutkiem są różnego rodzaju błędy w wystawianiu dokumentów. Choć jeszcze w 2026 roku można je popełniać bez żadnych konsekwencji, to od stycznia kolejnego roku trzeba będzie już możno uważać na to, co wpisuje się w danych dokumentach. W przypadku zauważania jakichkolwiek nieprawidłowości, należy przeprowadzić korektę – zgodnie z powyższymi wskazówkami. Działając w ten sposób, można uniknąć narażania się na kary finansowe, które mogą mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie danego biznesu.
