Kwestia przygotowywania faktur przez przedsiębiorców jest niezwykle istotna, lecz muszą się oni także skupić na przechowywaniu ich zgodnie z przepisami. Poniżej podpowiemy, w jaki sposób należy to robić, aby uniknąć pewnych konsekwencji. Zapraszamy więc do zaznajomienia się z naszymi treściami, co może okazać się niezwykle istotne podczas prowadzenia własnej firmy.
Archiwizacja faktur elektronicznych – przepisy, jakie należy znać
Wielu osób prowadzących działalność gospodarczą zastanawia się, ile lat przechowywać dokumenty firmy. Przepisy stanowią, że musi to trwać przez pięć lat, które liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym doszło do upłynięcia terminu zapłaty podatku, jaki wynika z konkretnego dokumentu. Odnosi się to do faktur sprzedażowych, zakupowych, korygujących i duplikatów dokumentów. W ten sposób organy podatkowe mają mieć opcję zweryfikowania rozliczeń przy wszelkich kontrolach.
Z jakich powodów czas przechowywania trwa pięć lat?
Ten czas ma związek z terminem, w jakim dochodzi do przedawnienia zobowiązań podatkowych, co następuje właśnie wtedy. Do tej chwili urząd skarbowy musi mieć możliwość skontrolowania rozliczenia danego przedsiębiorcy. Brak tych dokumentów może przyczynić się do kłopotów dowodowych i konieczności zapłacenia dodatkowej kwoty.
Faktury elektroniczne a papierowe – czy czas przechowywania jest taki sam?
Papierowe dokumenty również trzeba archiwizować przez pięć lat, lecz w przypadku elektronicznych, robi się to nieco inaczej. W ich przypadku, konieczne jest bowiem zagwarantowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury przez cały czas przechowywania. Należy więc tu używać bezpiecznego systemu przetrzymywania danych oraz systematycznie tworzyć kopie zapasowe.
Cyfrowy obieg dokumentów w biurze – czy istnieje możliwość posiadania tylko elektronicznych faktur?
Istnieje opcja przechowywania w biurze jedynie faktur w formie elektronicznej – dotyczy to także zeskanowanych dokumentów papierowych. Muszą one być jednak zgodne z wymaganiami w kwestii autentyczności i integralności.
Po wdrożeniu KSeF papierowe faktury w wielu firmach powoli zaczęły przechodzić do historii. Korzystanie wyłącznie z elektronicznych systemów przechowywania dokumentów wiąże się z niższymi kosztami archiwizacji, łatwiejszym wyszukiwaniem papierów i wzrostem bezpieczeństwa – tu jednak należy pamiętać o właściwych zabezpieczeniach.
Ile czasu powinno trwać przechowywanie faktury, jeśli chodzi o KSeF?
Po wprowadzeniu KSeF sytuacja trochę się zmieniła, gdyż faktury ustrukturyzowane, jakie wystawiono w tej technologii, przechowuje się tu przez 10 lat. Przedsiębiorca cały czas musi jednak zapewnić urzędowi skarbowemu wgląd do dokumentów, pamiętając również o odpowiednim prowadzeniu ewidencji w systemach księgowych. Zalecamy więc, aby dbać o uporządkowaną archiwizację danych w swojej organizacji – nawet przy korzystaniu z tej nowej metody.
Konsekwencje, z jakimi trzeba się liczyć w przypadku braku przechowywania faktur?
Warto pamiętać o przechowywaniu dokumentów podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, gdyż następstwami niedopilnowania tej kwestii mogą być:
- Kłopoty w trakcie kontroli skarbowej,
- Podważenie kosztów uzyskania przychodu,
- Określenie szacunkowego dochodu przez urząd,
- Sankcje finansowe.
Ponadto, trzeba zaznaczyć, że brak faktur zakupowych może przyczynić się do utraty prawa do odliczenia podatku VAT lub zaliczenia wydatku do kosztów prowadzenia biznesu.
Co warto wiedzieć na temat bezpiecznego przechowywania faktur w niewielkiej firmie?
Skromne przedsiębiorstwa często mają problemy z organizacją archiwum. Należy pamiętać, że trzymanie dokumentów jedynie na dysku komputera bez zadbania o kopię zapasową może oznaczać spore prawdopodobieństwo utraty danych przy awarii urządzenia. Archiwum papierowe wiąże się zaś z zajęciem sporej przestrzeni, w związku z czym wyszukiwanie dokumentów zdaje się zdecydowanie trudniejsze. Coraz więcej przedsiębiorców postanawia więc skorzystać z systemów do fakturowania online, gdyż zapewniają one opcję automatycznego archiwizowania danych w chmurze.
Na czym trzeba się skupić podczas wyboru odpowiedniego rozwiązania?
Każdy przedsiębiorca, który ma przed sobą decyzję o użyciu konkretnego programu do faktur, musi skoncentrować się zarówno na funkcji wystawiania dokumentów, jak i metodzie ich przechowywania. W przypadku niewielkiej firmy, główną rolę odgrywają następujące aspekty:
- Automatyczne archiwizowanie dokumentów,
- Dostęp online do faktur z wybranego miejsca,
- Systematyczne kopie zapasowe,
- Działanie według obowiązujących przepisów,
- Bezpieczeństwo danych i szyfrowanie połączeń.
Cyfrowy obieg dokumentów w biurze – wszystko, co trzeba wiedzieć
Przechowywanie faktur przez przedsiębiorców jest niezwykle istotne, gdyż postępowanie w tej kwestii niezgodnie z przepisami może oznaczać przykre konsekwencje. Należy stosować się do terminów podanych w naszym artykule, czyli 5 lat lub 10, jeśli papiery znajdują się w KSeF. Warto korzystać z nowoczesnych cyfrowych rozwiązań – zapewniających pełne bezpieczeństwo danych. Stosując się do naszych wskazówek, można uniknąć różnego rodzaju problemów.
